Debit Kredit dalam Buku Kas: Pengertian, Cara Catat, dan Contoh

TL;DR

Debit dalam buku kas mencatat uang yang masuk, sedangkan kredit mencatat uang yang keluar. Posisi debit ada di kolom kiri dan kredit di kolom kanan. Total debit dan kredit harus selalu seimbang agar saldo kas akurat. Pencatatan yang rapi membantu mengetahui posisi keuangan kapan saja tanpa harus menghitung ulang dari awal.

Banyak pemilik usaha kecil yang mencatat keuangan hanya sebatas “uang masuk” dan “uang keluar” di buku catatan biasa. Cara ini memang sederhana, tetapi sering kali membuat Anda kesulitan melacak ke mana uang pergi saat saldo tidak cocok di akhir bulan. Debit kredit dalam buku kas adalah sistem pencatatan yang lebih teratur, dan sebenarnya tidak serumit yang dibayangkan.

Apa Itu Debit dan Kredit dalam Buku Kas?

Dalam akuntansi, debit dan kredit bukan berarti “baik” dan “buruk” atau “untung” dan “rugi.” Menurut Mekari Jurnal, debit mengacu pada sisi kiri akun, sedangkan kredit ada di sisi kanan. Khusus untuk buku kas, aturannya cukup sederhana: debit mencatat setiap uang yang masuk ke kas, dan kredit mencatat setiap uang yang keluar dari kas.

Misalnya, jika Anda menerima pembayaran dari pelanggan sebesar Rp5.000.000, jumlah itu dicatat di kolom debit. Ketika Anda membayar sewa tempat usaha Rp2.000.000, jumlah tersebut masuk ke kolom kredit. Selisih antara total debit dan total kredit adalah saldo kas Anda saat ini.

Format Buku Kas Sederhana

Buku kas umum umumnya memiliki beberapa kolom standar. Menurut Bee.id, format dasar buku kas terdiri dari kolom-kolom berikut.

Kolom tanggal membantu Anda melacak urutan transaksi. Kolom keterangan menjelaskan dari mana uang berasal atau untuk apa uang dikeluarkan. Saldo dihitung secara kumulatif: setiap kali ada transaksi baru, saldo sebelumnya ditambah debit atau dikurangi kredit.

Cara Mencatat Debit dan Kredit yang Benar

Pencatatan debit kredit dalam buku kas sebenarnya mengikuti langkah yang tidak rumit. Yang penting adalah konsistensi.

1. Catat setiap transaksi di hari yang sama. Menunda pencatatan adalah penyebab utama buku kas yang tidak akurat. Semakin lama ditunda, semakin besar kemungkinan ada transaksi yang terlupa.
2. Tulis keterangan yang jelas. “Pengeluaran” saja tidak cukup. Tulis “Beli bahan baku kain dari Toko A” agar Anda bisa melacak kembali jika ada pertanyaan di kemudian hari.
3. Pisahkan debit dan kredit di kolom yang berbeda. Jangan mencampur keduanya dalam satu kolom dengan tanda plus dan minus. Pemisahan kolom membuat perhitungan saldo lebih mudah dan mengurangi risiko kesalahan.
4. Hitung saldo setelah setiap transaksi. Saldo kumulatif memungkinkan Anda mengetahui posisi kas kapan saja tanpa harus menjumlahkan ulang semua transaksi dari awal bulan.
5. Simpan bukti transaksi. Nota, kwitansi, atau transfer receipt sebaiknya disimpan dan diberi nomor referensi yang sesuai dengan catatan di buku kas.

Baca juga: Arti Equipment dalam Akuntansi dan Bedanya dengan Supplies

Kenapa Total Debit dan Kredit Harus Seimbang?

Prinsip keseimbangan (balance) adalah inti dari sistem pencatatan keuangan. Menurut OCBC, total debit dan kredit yang tidak seimbang berarti ada transaksi yang belum tercatat, tercatat ganda, atau salah kolom.

Dalam buku kas sederhana, keseimbangan ini terlihat dari saldo akhir. Jika saldo yang tercatat di buku kas berbeda dengan jumlah uang tunai yang benar-benar ada di laci kas atau di rekening bank, berarti ada yang perlu diperiksa. Selisih kecil mungkin terjadi karena pembulatan, tetapi selisih besar menandakan ada kesalahan pencatatan yang harus segera diperbaiki.

Kesalahan Umum dalam Pencatatan Buku Kas

Beberapa kesalahan berikut sering terjadi, terutama pada usaha yang baru mulai menerapkan pembukuan.

• Mencampur uang pribadi dan uang usaha. Ini adalah masalah paling mendasar. Jika Anda mengambil uang kas usaha untuk keperluan pribadi tanpa mencatatnya, saldo tidak akan pernah cocok.
• Tidak mencatat transaksi kecil. Pengeluaran Rp10.000 atau Rp20.000 memang terlihat kecil, tetapi jika terjadi setiap hari selama sebulan, totalnya bisa mencapai ratusan ribu yang tidak terlacak.
• Salah memasukkan kolom. Uang masuk yang ditulis di kolom kredit (atau sebaliknya) akan membuat saldo melenceng dua kali lipat dari nilai transaksi.
• Menunda pencatatan. Mencatat transaksi seminggu setelah terjadi hampir pasti menghasilkan catatan yang tidak lengkap.

Buku Kas Manual atau Digital?

Pencatatan debit kredit dalam buku kas bisa dilakukan secara manual maupun digital. Keduanya punya kelebihan masing-masing.

Buku kas manual cocok untuk usaha yang transaksinya masih sedikit, misalnya warung atau toko kecil dengan kurang dari 10 transaksi per hari. Cukup pakai buku tulis atau buku kas yang dijual di toko alat tulis, lalu isi kolom tanggal, keterangan, debit, kredit, dan saldo.

Untuk usaha yang transaksinya lebih banyak, pencatatan digital menggunakan spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Google Sheets jauh lebih praktis. Rumus penjumlahan otomatis menghilangkan risiko kesalahan hitung. Ada juga aplikasi pembukuan khusus UMKM yang menyediakan template buku kas siap pakai.

Baca juga: Cara Koneksi CCTV ke WiFi dan Pantau dari HP

Pencatatan debit kredit dalam buku kas pada dasarnya hanya soal disiplin: catat uang masuk di kolom kiri, uang keluar di kolom kanan, dan hitung saldo setiap kali ada transaksi. Dengan kebiasaan ini, Anda selalu tahu persis berapa uang yang tersedia tanpa harus membuka-buka catatan dari awal setiap bulan.

FAQ

Apa perbedaan debit dan kredit dalam buku kas?

Debit mencatat uang yang masuk ke kas (penerimaan), sedangkan kredit mencatat uang yang keluar dari kas (pengeluaran). Dalam buku kas, debit ada di kolom kiri dan kredit di kolom kanan.

Bagaimana cara menghitung saldo buku kas?

Saldo dihitung secara kumulatif. Setiap kali ada transaksi baru, tambahkan jumlah debit ke saldo sebelumnya atau kurangi dengan jumlah kredit. Hasilnya adalah saldo kas terkini.

Apa yang harus dilakukan jika saldo buku kas tidak cocok?

Periksa kembali setiap transaksi dari periode terakhir. Pastikan tidak ada transaksi yang terlewat, tercatat ganda, atau masuk ke kolom yang salah. Bandingkan juga dengan bukti transaksi fisik seperti nota atau kwitansi.

Apakah usaha kecil wajib membuat buku kas?

Secara hukum, setiap badan usaha yang terdaftar dianjurkan memiliki pembukuan. Untuk usaha kecil perseorangan, buku kas sederhana sudah cukup untuk memantau arus kas dan membantu pengambilan keputusan keuangan.